Mes astuces pour gérer des dizaines de mails quotidien !

Tu reçois de nombreux mails par jour ? Tu es sans cesse occupé à y répondre ? Tu dois gérer d’autres dossiers et rendez-vous en plus de tous ces mails ?

Que tu sois employé ou entrepreneur, les mails peuvent occuper toute ta journée de travail ! Dans certains jobs, les mails prennent une telle place qu’ils en deviennent la tâche principale. Comment t’en sortir et ne pas perdre la tête ?

Heureusement, nous pouvons trouver des solutions ! J’ai pu moi-même en faire l’expérience après six ans dans la gestion immobilière. Je suis passée par quatre entreprises différentes qui avaient toutes le même problème : un flux de mail important, parfois même hallucinant !

1ère règle : Activer le mode conversation et archiver les mails traités

Voici les deux erreurs que j’ai commises pendant des années car je voulais tout contrôler. Connais-tu l’option tri en «conversations» ? Bien sûr, tu vas me dire !
Je la connaissais aussi et, pourtant, j’ai refusé de l’activer pendant longtemps. Une ancienne collègue m’a poussée à l’utiliser, et, merci ! Cela a changé ma vie !

Les conversations permettent de réduire le curseur et de savoir s’il y a eu des réponses au mail initial. Bon, je ne t’apprends rien de nouveau, en même temps, si tu ne l’utilises pas encore, vas-y !

En ce qui concerne l’archivage : certaines personnes laissent tous les mails traités dans la boîte de réception. C’est à bannir ! Un mail traité = un mail archivé.
Oui, je t’avoue que j’ai déjà vu plus d’une personne travailler de cette manière.

Je t’invite à archiver les mails traités et éventuellement faire des sous-dossiers d’archivage en fonction des domaines du travail.
Attention avec cette option : des sous-dossiers d’archives ok mais pas de décorticage avec d’autres sous-dossiers en arborescence et que cela n’en finisse plus. Je n’ai jamais trouvé cela aussi simple que de ne pas faire de dossiers d’archivage. Si cela te semble très important car ton travail est distingué par domaine, tu peux faire un dossier par domaine. Cependant, évite les sous-dossiers dans ceux-ci. J’ai travaillé pendant quatre ans avec des sous-dossiers, je triais tous mes mails (et même ceux que j’envoyais pendant un moment) ! Je perdais un temps fou. L’outil de recherche nous aide à retrouver assez facilement ce que l’on veut dans les archives avec les mots-clés.

2ème règle : la règle des 2 minutes

Une bonne technique qui m’a aussi sauvée dans la gestion de mon travail ! Le but est de se fixer des moments clés pendant la journée pour traiter ses mails. Par exemple le matin et en début d’après-midi. À toi de voir ce qui t’arrange le mieux et ce qui est possible pour toi.

Le principe est de faire un premier gros tri dans les mails en répondant directement à ceux qui durent moins de deux minutes. Les autres vont être gardés « non lus ». Il est important de fixer un autre moment dans ton agenda pour prendre le temps d’y répondre. Certains demandent peut-être des préparations et du travail qui durera une heure. Si cela fait partie d’un gros dossier qui prendra plusieurs heures, il est intéressant, dans ce cas-là, de scinder le travail en plusieurs plages horaires (c’est-à-dire de classer les tâches à faire en plusieurs catégories). Tu peux toujours accuser bonne réception du courriel et revenir vers la personne plus tard en te tenant au délai indiqué.  

3ème règle : stop aux distractions et interruptions

Au plus ton téléphone va sonner et tes collègues vont t’interrompre dans ton travail, au plus tu vas perdre la tête et être déconcentré dans ce que tu faisais. Cela va te demander quelques minutes de plus pour retrouver là où tu en étais avant l’interruption. J’ai toujours travaillé dans des bureaux «open space». C’est l’ennemi de la concentration. S’il n’est pas possible de prendre son PC afin de s’enfermer dans une autre pièce, il faut convenir d’un code avec tes collègues. Temps durant lequel tu pourras te mettre dans ta bulle. Ce code peut être de mettre des écouteurs afin qu’ils sachent que tu es indisponible. Prévois des moments comme ceux-là dès que tu le peux ou dès que tu en as besoin. N’oublie pas de mettre ton téléphone sur silencieux et c’est parti !

4ème règle : s’organiser et déléguer les mails

Lorsque tu fais le tri de tes mails, demande-toi ce que tu peux déléguer. Si tu gardes toute la charge de travail, tu vas t’effondrer au bout d’un moment !
Comme je le disais, la tendance «perfectionniste» est une protection afin d’être certain de tout contrôler. On aimerait tout faire soi-même, et en attendant, le temps nous rattrape et on se sent dépassé.
Si l’entreprise augmente la charge de travail au fil des mois, il faudra de plus en plus déléguer !

Etre organisé implique l’utilisation d’un agenda qui est suivi quotidiennement ainsi que l’élaboration d’une  liste des tâches qui permet de se libérer de toutes pensées envahissantes. La liste des tâches peut, bien entendu, être  reliée à l’agenda pour une meilleure visibilité. La clé de la bonne organisation est de centraliser tout ton travail sur une plateforme qui sera ton guide.
Chaque tâche possède une échéance et un mini résumé par date de son évolution. L’utilisation de la liste des tâches est, selon moi, ce qui est le plus difficile à mettre en place.
Je n’ai connu que peu de personnes capables de s’y tenir sur le long terme.
Beaucoup de mes anciens collègues étaient réticents à mettre en place cette liste des tâches et à s’y tenir au vu de la charge de travail.
Pourtant, une fois mise en place et gérée au quotidien, la liste des tâches nous permet d’ôter  toutes les pensées rongeuses que nous avons en tête et de les mettre par écrit.

Cette méthode possède de nombreux avantages. En cas d’absence, par exemple, tes collègues savent voir en quelques secondes où en est ton dossier. C’est magnifique !

Pour bénéficier de plus d’outils de travail et de conseils personnalisés, le recours à un coach peut s’avérer intéressant. Son regard neuf et expérimenté ainsi que sa position de recul peut nous amener à utiliser de nouvelles techniques et à apporter un souffle nouveau dans notre travail.

J’écris avec mes filtres  personnels et culturels. Prends ce qui te semble bon et laisse le reste ! 

Photo: Vlada Karpovich

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